El libro de actas de empresa es un documento muy importante. Contiene las actas de todas las reuniones celebradas por la empresa, incluidas las de los administradores y los actores. Las actas deben ser firmadas por todos los presentes en la reunión para que sean válidas. El libro de actas también puede contener otros documentos, como las resoluciones aprobadas por los actores del consejo de administración.
El libro de actas forma parte de registros de la empresa (fecha y la hora de cada reunión) y debe conservarse en su domicilio social (lugar de actividad).
¿Qué contiene el libro de actas?
El libro de actas contiene todas las mociones y decisiones tomadas por la junta directiva, que es un registro legal de las actividades de la corporación. También se conoce como el libro de actas de la corporación.
Para que sea válido se requiere lo siguiente:
- Guía de la junta directiva: Es una guía o manual de referencia que contiene información sobre los estatutos de la organización y las reglas de orden corporativo, así como sus normas permanentes, políticas y procedimientos.
- Reflejo oficial del exterior: Se refiere a un documento que ha sido registrado legalmente en una agencia gubernamental. La documentación debe contener una descripción real de lo que se ha registrado.
- Mapa descriptivo real: Se trata de cualquier documento que describa dónde se encuentra la sede de su empresa o dónde están situados sus bienes o activos.
- Recuento formal: Un registro de todas las votaciones formales realizadas por los miembros, incluyendo cuántos estuvieron a favor, cuántos en contra y cuántos se abstuvieron de votar.
Legalización del libro de actas
El libro de actas es el registro oficial de los procedimientos de una empresa. Así que debe conservarse en el domicilio social y sólo puede estar en posesión de los administradores o del secretario. El libro de actas debe ser legalizado anualmente, lo que debe presentarse en el Registro Mercantil, según el domicilio de la empresa y se hace de forma digital.
Es aconsejable la legalización del libro de actas cada año por si hay alguna discrepancia con los registros o si necesita algún tipo de asesoramiento legal sobre cómo proceder con las operaciones de la empresa.
Presentación telemática del libro de actas
En la actualidad el proceso de presentación es un poco distinto, pero es fácil de hacer, además no suele llevar mucho tiempo. El proceso se hace a través de Legalia, allí se adjuntan todos los documentos de Libro de Actas, se pueden adjuntar en PDF, formato Excel o hasta Word. Luego, toda la información se comprime en un archivo ZIP.
El archivo generado debe subirse directamente al portal de Registradores. Así es posible hacer la presentación, pero es importante que se tenga un certificado de firma digital para acceder a la plataforma. Después que ya la presentación se haya realizado, se puede descargar el archivo, pero en un formato distinto, XML. Usando el anterior archivo es posible el certificar que se hizo la presentación adecuadamente.
En conclusión, el libro de actas es una herramienta indispensable para llevar un registro detallado de las decisiones tomadas en una empresa. Además, su correcto uso y mantenimiento puede ser de gran ayuda en la asesoría contable, ya que permite tener una visión clara y precisa de la situación financiera y administrativa de la organización. Por lo tanto, es importante no subestimar la importancia del libro de actas y asegurarse de mantenerlo al día y en buen estado para garantizar una gestión empresarial eficiente y transparente.